Przyznaj się: ile razy zdarzyło ci się stracić głowę, bo nie wiedziałaś, gdzie schowałaś ważny dokument, z którym na drugi dzień miałaś udać się na dywanik do jakiegoś urzędu?

Ile spraw pogrzebałaś, bowiem warcząc: ”Matko, gdzie są te dokumenty?”, bez sukcesów odtajniałaś kolejne domowe zakamarki? Ile razy obiecywałaś sobie, że jutro, ale to już ostatecznie i na pewno, zrobisz porządek z papierzyskami? 
 
Obrastamy w dokumenty – z dnia na dzień, z tygodnia na tydzień, z roku na rok. Niektórych „papierów” możemy pozbyć się już po miesiącu – wtedy niszczymy potwierdzenia przeprowadzonych operacji bankowych, jeśli tylko zgadzają się ze stanem naszego konta.

 Po dwóch latach możemy wyrzucić dowody zakupu, faktury VAT i przedawnione karty gwarancyjne, trzy lata magazynujemy rachunki za czynsz, opłaty za energię elektryczną, a przez sześć - dokumenty podatkowe. 

Ogrom czasu, bo od dziesięciu do nawet trzydziestu lat archiwizujemy umowy najmu czy dokumenty niezbędne do stwierdzenia tzw. zasiedzenia nieruchomości. 

Niektóre dokumenty są z nami przez całe życie – metryki, akty ślubu, świadectwa szkolne, świadectwa pracy, wyniki badań lekarskich, akty kupna lub sprzedaży nieruchomości, polisy ubezpieczeniowe. Jeśli dodamy do tego regulaminy, instrukcje, umowy, aneksy … mamy do czynienia z prawdziwym domowym archiwum.

Jak nie pogubić się w tym gąszczu dokumentów?

Najlepiej byłoby, gdybyśmy mogli wydzielić w domu strefę archiwum: może to być  półka, szuflada lub szafka, położona w miejscu trudno dostępnym dla dzieci. 
 
Warto wszystkie ważne dokumenty włożyć pojedynczo (umowy, akty) bądź grupkami (rachunki) w przezroczyste koszulki, te z kolei umieścić w tematycznych, opisanych skoroszytach.
 
Jest wiele sposobów na stworzenie domowego archiwum: możemy wykorzystać sprawdzone metody biurowe lub zdać się na swoją pomysłowość. I tak archiwum mogą stać się:  

• Kolorowe, kartonowe pudła archiwizacyjne, które opisujemy – do nabycia w sklepach z artykułami biurowymi.
• Tak zwane „archiwum przenośne”- plastikowe pudło archiwizacyjne z uchwytami, na których od góry wieszamy teczki - zaopatrzone w  identyfikatory i etykiety
• „Konstrukcja” utworzona z przezroczystych „korytek” lub plastikowa półka na dokumenty - do nabycia w sklepach z artykułami biurowymi.
• Zwykłe pudło kartonowe, w którym ułożymy kolorowe, opisane teczki (dokumenty posegregowane tematycznie). 
• Szuflada - postarajmy się, by i tam panował ład i logiczny porządek. Zamknijmy papierzyska w opisanych, najlepiej kolorowych teczkach - unikniemy w ten sposób gorączkowej gonitwy po całym domu w celu odnalezienia potrzebnej umowy czy rachunku.
• Wyjściem najwygodniejszym, najbardziej przejrzystym, choć przestrzennie najbardziej wymagającym jest zbiór segregatorów: każdy z nich powinien być opisanych na grzbiecie, przeznaczony na jeden typ dokumentów, które spoczywają weń w przezroczystych koszulkach. 
• Jeśli dysponujemy dużą ilością miejsca, można przeznaczyć oddzielny segregator na "Podatki”, „Ubezpieczenia”, „Polisy”, „Bank”, "Mieszkanie", "Rachunki", „Praca”, „Zdrowie” czy dokumenty „Osobiste". 
• Jeśli jesteśmy ograniczeni przestrzennie, można zredukować liczbę segregatorów do minimum, skupiając w nich dokumenty tematycznie pokrewne. Ograniczymy się wtedy do haseł głównych „Mieszkanie” czy „Osobiste”.
• Bieżące rachunki, umowy, korespondencję zbierajmy w jednym miejscu i raz w miesiącu przejrzyjmy je - i albo je zarchiwizujmy, albo się ich pozbądźmy. Podczas generalnych porządków przyjrzyjmy się naszym dokumentom i wyrzućmy te, które z upływem czasu straciły na ważności i osiągnęły status zbędnych papierzysk.

mzb