Efektywne zarządzanie czasem w pracy

Masz do wykonania jakieś zadanie, ale co chwilę coś cię rozprasza i odwraca twoją uwagę? A może  po prostu nie umiesz się za to zabrać?

Siedzisz przy komputerze, ale zamiast pracować, co chwilę zaglądasz na swoje ulubione strony lub portale społecznościowe, czas leci, a zadanie nadal jest niewykonane?

Ogrom pracy, którą masz wykonać zniechęca cię nawet do zaczęcia? Masz posprzątać, ale jeszcze najpierw wypijesz kawę, zrobisz sobie przerwę na sprawdzenie maila, a w ogóle to za chwilę... Jeśli to znasz, a chcesz, aby twoja praca była wykonana szybko i sprawnie, może – tak jak ja – zakochasz się w Pomodoro.

Pomodoro – co to takiego?

Nazwa kojarzy ci się z Włochami? Słusznie, pomodoro to po włosku pomidor, a technikę zwiększania wydajności pracy przy wykorzystaniu kuchennego minutnika w kształcie pomidora stworzył Włoch Francesco Cirill w latach osiemdziesiątych zeszłego wieku. Technika Pomodoro ma więc swoje lata, ale ostatnio jakby przeżywa drugą młodość. Dlaczego? Ponieważ naprawdę zwiększa wydajność pracy, jest prosta i łatwa w stosowaniu, pozwala na intensywną pracę i daje czas na konieczny odpoczynek, dzięki niej można zachować równowagę między przerwą, a pracą.

Od czego zacząć?

Przygotuj sobie listę zadań – może to być notatka na kartce lub w formie elektronicznej. Listę posortuj według ważności – od zadań najpilniejszych do tych, które mogą chwilę poczekać.

Weź kuchenny lub jakikolwiek inny minutnik: może to być aplikacja zainstalowana na komputerze lub smartfonie. I już możesz zaczynać.

1.    Ustaw minutnik na 25 minut. Tyle trwa jedno Pomodoro, czyli odcinek czasu, który masz poświęcić na pracę. Nie przerywaj zadania, nie pozwól, aby ktoś inny ci przerywał. Minutnik powinien stać tak, aby go było cały czas widać (niektóre aplikacje pozwalają także słyszeć ciche tykanie).

2.    Jeżeli zadanie jest skończone, możesz go odznaczyć na liście, jeśli nie, spójrz, ile już jest zrobione. Kiedy czas się skończy, ustawiasz minutnik na 5 minut – to twoja przerwa. Obowiązkowa! Może być ci ciężko oderwać się od zadania, ale mimo to należy ją zrobić. Jeśli pracujesz przy komputerze, ten czas poświęć na wstanie, zrobienie kilku kroków, przeciągnięcie się, czy popatrzenie przez okno. Jeżeli pracujesz fizycznie, to sobie usiądź. Przerwa jest krótka, więc nie zajmuj się czymś, o czym wiesz, że pochłania dużo czasu i np. nie pytaj koleżanki jak jej się udały zakupy.

3.    Ponownie nastaw minutnik na 25 minut i bierz się do pracy, a potem zrób chwilę przerwy. Po czterech Pomodoro należy zrobić dłuższą przerwę, która będzie trwała 20 do 30 minut. W tym czasie mnożna sobie zrobić kawy, zjeść kanapkę, ale też zrobić coś, co sprawia przyjemność: przejrzeć wiadomości, sprawdzić pocztę czy chwilę poplotkować.

5 ważnych zasad w technice Pomodoro

1.    Pomodoro jest niepodzielne. Jeśli się zaczyna, nie należy robić przerwy wcześniej niż dopiero wówczas, gdy zabrzmi minutnik. Jeżeli coś ci przeszkodzi, załatw to szybko i wracaj do pracy (np. zanotuj, co masz zrobić i wróć do tego później). Gdy nie możesz skończyć sprawy szybko, przerwij Pomodoro, załatw sprawę i rozpocznij nowego Pomodoro, a nie kontynuuj starego.

2.    Jeżeli zadanie zajmie ci mniej niż jedno Pomodoro, zacznij realizować kolejny punkt z listy.

3.    Stosuj Pomodoro tylko do pracy, nie używaj tej techniki w czasie wolnym czy do odmierzania czasu, to osłabi jego skuteczność. Nie używaj też tej metody do zadań, które lubisz i wykonujesz szybko – robienie przerw na siłę, gdy jesteś „po uszy” w robocie i masz rewelacyjną wydajność, jest bez sensu. Stosuj Pomodoro tylko do tego, co męczące, nudne i za co nie masz siły się zabrać.

4.    Nie rozczulaj się zbyt długo nad planowaniem – ustal mniej-więcej, co jest do zrobienia i pracuj. Zbyt długie planowanie może zniechęcić do Pomodoro, dlatego napisz tylko hasłowo, co masz do zrobienia. Celem Pomodoro jest wydajna praca, nie planowanie.

5.    Usuń przeszkadzacze – to nie zawsze jest możliwe, zwłaszcza w biurze, gdzie w każdej chwili może ktoś wejść i przeszkodzić. Trzeba jednak wyłączyć telefon, zamknąć Facebooka itp.

Każdy kolejny dzień pracy z tą metodą będzie łatwiejszy, bo szybko wdrożysz się w pewien rytm. Nauczysz się też dzielić pracę na takie kawałki, które zajmą około 25 minut, a w czasie przerwy rozluźniać się i pozwalać sobie na psychiczny luz.

Dlaczego to działa?

Technika Pomodoro jest skuteczna dlatego, że pozwala podzielić czas i pracę na krótsze odcinki. Znacznie łatwiej jest nam zmusić się do wysiłku, jeśli wiemy, że to tylko 25 minut. Bez trudu też skupimy się na taki czas. Będziemy pracować wydajniej widząc, że zostało jeszcze tylko np. 10 minut czasu, bo będziemy chcieli skończyć przed końcem Pomodoro. Łatwiej jest też wykonać zadanie, jeśli jest ono małe, a my widzimy jasno określony cel. Wykonanie czterech małych zadań daje też więcej satysfakcji niż skończenie jednego dużego projektu, bo widzimy na bieżąco, że praca zbliża się krok po kroku do końca. Wydajność poprawiają także przerwy, dzięki którym twój mózg pracuje lepiej, a oderwanie od tematu nie rozprasza, lecz pozawala zobaczyć nowe rozwiązania. W ten sposób pracujesz w skupieniu dłużej, niż jeśli robisz długą przerwę po długim okresie pracy.

Jeśli więc przed tobą stoi monotonne i nieciekawe zadanie – wykonaj je szybko i sprawnie z Pomodoro.

Joanna Górnisiewicz
www.gadzetomama.pl