Komuś może wydać się to dziwne, ale są osoby, dla których pracą marzeń jest bycie sekretarką lub asystentką. Niejeden uzna to za pracę nudną, rutynową, bez polotu, nie wnosząca w życie niczego, poza comiesięczną pensja. Trzeba jednak uważać, bowiem myśląc stereotypowo i lekko wydając taki osąd, można się bardzo pomylić.

Z definicji
Asystentka i sekretarka to zawody niemal bliźniacze, z tym, że asystentki zazwyczaj mają do wykonania poważniejsze zadania, przysługuje im szerszy wachlarz kompetencji i często współpracują z kilkoma sekretarkami. Bywa, że pełnią funkcję koordynatorek pracy w całym biurze, są łącznikiem pomiędzy działami a zwierzchnikiem. Nie bezpodstawnie asystentkę określa się jako „prawą rękę szefa”.

Jaką trzeba obrać ścieżkę edukacyjną, by zostać asystentką?
Od kilku lat istnieją szkoły, mające na celu przygotowanie profesjonalnych asystentek. Osoby decydujące się na naukę pod tym kątem, będą musiały poznać podstawy psychologii, socjologii, ekonomii, ergonomii, a także prawo pracy, rachunkowość, obsługę komputera, przejść treningi kompetencji interpersonalnych i władać przynajmniej jednym językiem obcym. Z całą pewnością posiadanie takiego wykształcenia jest częścią drogi do sukcesu, niemniej nie posiadając predyspozycji do tego zawodu, samo przygotowanie techniczne nie wystarczy. Żeby zostać asystentką, nie zawsze jednak trzeba być absolwentką szkoły kierunkowej. Często wystarczy dyplom uczelni wyższej, znajomość języków obcych oraz spełnienie oczekiwań pracodawcy.

Specyfika pracy
Asystentka przede wszystkim musi wiedzieć, jaki system pracy preferuje szef, by się do niego dostosować, a z czasem umieć go usprawnić. Musi być na bieżąco ze sprawami, w jakie zaangażowany jest jej zwierzchnik oraz umieć rozpoznawać, które z nich są priorytetowe, a które można załatwić w późniejszym terminie. Dobra asystentka często powinna wybiegać myślami przed oczekiwania szefa i realizować zadania, zanim zostaną one określone.

Jedno jest pewne. Idealna kandydatka na asystentkę to osoba:
·    otwarta, komunikatywna i asertywna,
·    dobrze zorganizowana, umiejąca pracować zarówno indywidualnie, jak i w zespole,
·    sumienna i systematyczna,
·    mająca umysł analityczny, umiejąca myśleć perspektywicznie,
·    kreatywna i elastyczna,
·    znająca zasady savoir-vivre,
·    schludna, o wysokiej kulturze osobistej,
·    władająca biegle przynajmniej jednym językiem obcym (najczęściej angielski bądź niemiecki),
·    znająca się na ekonomii, rachunkowości i innych dziedzinach obowiązujących w jej branży,
·    potrafiąca obsługiwać komputer (znająca zakres MS Office) oraz inne urządzeni biurowe,
·    umiejąca obsługiwać wszelkie urządzenia biurowe.

Kamila Cińska, sekretarka i asystentka trzech dyrektorów, tak pisze o swojej pracy:

Będąc małą dziewczynką byłam bardzo skrupulatna: w piaskownicy robiłam precyzyjne babki i figurki, z przejęciem odmierzając piasek na ustawionej wadze, mierząc go niemal co do ziarenka. Marzyłam o tym, by pracować w aptece. Moje plany zweryfikowało liceum – tak, jak kochałam chemię, tak nienawidziłam pani profesor. Rezultat był taki, że myśli o farmacji porzuciłam na zawsze. Oczywiście, jak każda dziewczynka, chciałam też śpiewać, być drugą Anną Jantar, która moi rodzice tak bardzo lubili oraz cóż – pracować w warzywniaku. Dlaczego? Bo mogłabym wtedy ważyć jabłka czy pomidorki, poszczególne ceny zapisywać na szarej kartce, by potem pod kreską, takim fajnym czerwonym długopisem, obliczać sumę i wydawać resztę. Wówczas to było dla mnie coś!

Moje plany życiowo-zawodowe zweryfikował czas. Po liceum nie bardzo wiedziałam, jaki mam pomysł na życie. Nadarzyła się okazja - i bęc - zostałam księgową, i to z całkiem niezłymi osiągnięciami. Jako osoba prawie niewtajemniczona, jako pierwsza obroniłam swój bilans przed biegłym rewidentem. Nie chciałam jednak pracować na stałe w tak młodym wieku i już do końca życia siedzieć w tej branży. Wróciłam na ścieżkę edukacji.  Najpierw skończyłam studia, umożliwiające mi ingerencję w zwierzęce geny, po drodze liznęłam semestr prawa. Po studiach pracowałam w firmie reklamowo-wydawniczej: pisałam teksty, przeprowadzałam wywiady, tłumaczyłam co ciekawsze teksty angielskie oraz sprzedawałam przestrzenie reklamowe w miesięczniku wydawanym przez firmę. Ostatecznie zaś zostałam sekretarką-asystentką. Bo czemu nie? Miałam dyplom wyższej uczelni, umiałam obsłużyć komputer, i to na całkiem niezłym poziomie, a i języki obce - angielski i rosyjski - znałam bardzo dobrze. Pierwszy dlatego, że na studiach w okresie wakacyjnym pracowałam na Wyspach, a drugi, bo jestem przedstawicielką pokolenia, które w imię przyjaźni polsko-rosyjskiej, obowiązkowo zgłębiało meandry gramatyki sąsiadów zza wschodniej granicy.

Moja praca, wbrew stereotypowym opiniom, nie polega wyłącznie na parzeniu dobrej lub złej kawy. Od początku koordynuję harmonogram dnia dyrektora (a nawet dyrektorów). Pilnuję, aby pamiętał o spotkaniach, by zawsze był do nich przygotowany. Piszę oficjalne pisma, wychodzące z naszej firmy, komponując je z luźnych haseł rzucanych przez szefa. Dbam o to, aby każdy, kto dzwoni lub przychodzi, by coś załatwić, nie wyszedł z przysłowiowym kwitkiem. Koordynuję pracę biura i sekretariatu, jestem łącznikiem na linii pracownicy-szefowie. Jak to mówią, kiedy mnie w firmie nie ma, jest bałagan.

W tej pracy podoba mi się najbardziej to, że pomimo tego, iż dyrektor jest dyrektorem, czyli głową organizmu, ja jestem … jego szyją, która głową kręci. Mam absolutną władzę nad tym, co się w sekretariacie dzieje, to ja decyduję o ważności i kolejności spraw. Muszę też wiedzieć wszystko - od regulacji prawnych, poprzez najnowsze wydarzenia w kraju, po sprawy bieżące regionu i świata. Naturalnie muszę starać się być w tym wszystkim obiektywna.

Czego najbardziej nie lubię w tej pracy? Wchodzić do pokoju pełnego gości z tacą, na której stoi kilka filiżanek z gorącym płynem - mam wtedy syndrom trzęsącej się dłoni. I irytuje mnie wówczas ta nagła, porażająca cisza oraz galop myśli zgromadzonych w sali. Niemal go słyszę: „Uda się czy się nie uda?”, „Noo, nawet ładna”, „Interesujące spodnie! A co tam jej wystaje spod dekoltu bluzeczki?”. Nie lubię też funkcjonującego w polskich umysłach stereotypu sekretarki czy asystentki. Kim ta osoba bowiem jest dla większości? To młoda, ładna, blondynka, z nogami do nieba, z dużym biustem i fiu bździu w głowie. Aaa, no i jeszcze w tyle głowy, jak nic, ćmi się jej chęć romansu z szefem. A ja? Nie jestem ani dwudziestką, nie mam nóg do nieba, o szefie nie myślę w kategorii mężczyzna, bo jestem szczęśliwą mężatką i dumną mamą. Jestem też mądrą kobietą i kompetentnym pracownikiem.

Idealna sekretarka powinna być wykształcona, obyta, mieć wiedzę o świecie oraz tę z zakresu swojej branży. Powinna być miła, kompetentna, umiejąca i lubiąca pracować z ludźmi. Co ważne – musi być skromna i pokorna na tyle, by nie bolało jej stanie w szeregu i funkcjonowanie w tle. Ani sekretarką, ani asystentką nie powinna zostać osoba chimeryczna bądź mająca zapędy indywidualistyczne. Nie uda się to takiej, która nie umie wpisać się w schemat, bo lubi być w centrum zainteresowania. O, albo takiej, dla której zaparzenie kawy dla dyrektora i jego gości jest obraźliwe i uwłaczające godności.

Sekretarką, a właściwie asystentką dyrektorów zostałam przez przypadek, toteż nie miałam szczególnych wyobrażeń na temat zawodu. Przychodząc do pracy nie zastałam właściwie nic – to był chaos i samowolka. Zorganizowałam sekretariat od podstaw i sama wypracowałam takie metody pracy, by każdy mój przełożony był ze mnie zadowolony. Co jeszcze mogę dodać? Że ważne jest, by być profesjonalistką - złe myśli i problemy osobiste starać się zostawiać w domu. I pamiętać, że nie ma rzeczy i spraw, których nie można załatwić. Wszystko się da - ważne są tylko chęci.